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王伟平律师,执业于河南文丰律师事务所,执业证号:14101201010287131。专长领域:房地产建筑项目管理、流程控制、土地一级开发、一二级联动,房地产税收法务。办公地址:中国·河南·郑州郑东新区正光路与农业南路向东200米行署国际广场B座七层(省政府附近)律师热线:15038102866。

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谁动了我的印章?——由一起案例谈企业风险管控与印章管理  

2013-05-29 10:44:41|  分类: 建设工程-施工 |  标签: |举报 |字号 订阅

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文章来源:泰兴市建设工程信息网

http://www.txcetc.com/txzbtb/infodetail/?infoid=f131c772-a3f3-4de8-8d98-762c31467314&categoryNum=021

 

案例:

200810月,四川人张某在天津承包了河北某建筑公司的某一住宅工程,并以该工程项目部的名义,与天津市某钢材贸易公司签订一份钢材买卖合同,加盖了项目部的公章。随后,由钢材公司送货,工地使用了该公司钢材200余吨,折款90余万元。因迟迟不能支付货款,钢材公司遂于20091月将建筑公司告上法庭,索要货款本金及违约金1000余万元。

经查,2008年,四川人张某在天津承包河北公司工程的同时,还在北京以四川某公司的名义承包了工程,所用钢材700余吨,也由前述天津钢材公司送货。原告诉称,张某代表河北公司与其签订合同并加盖公章,其按指定地点送货并无过错,送往两工地的材料也全部由张某所指派的人员接收,河北公司理应按照合同约定支付货款并承担相应的违约金。虽经被告极力辩解,认为项目部公章属于偷盖,北京张某冒名收货属于诈骗,每日5‰的违约金显属畸高。但经天津法院一审、二审、再审均认定,张某代表河北公司与钢材公司签订合同并加盖了公章,合法有效应严格遵守,故支持原告的诉讼请求。

目前,因案中张某涉嫌刑事犯罪,已由公安机关启动追查程序。

 

评析:

细究这个案件,其实原、被告主要的争议焦点就是张某的代理人身份,关键证据就是合同书上的项目部公章是否真实有效。

印章在我国的经济活动中被普遍使用、亦被广泛接受。从普通百姓、经营单位,乃至国家机关,无不“认章不认人”。而在大多数经济发达国家,恰恰相反,往往只认签字不认章。这除了与一国的法律有关外,主要还是取决于经济传统与习惯。

在我们这个“认章”的社会,上述案件至少给我们企业的管理者提出了这样几个问题:如何识别贸易伙伴印章的真实性?如何确保交易安全?如何管理好自己的印章?

按照国家规定,企业只能刻制并使用一枚法人印章,根据经营需要还可以刻制部门章、财务专用章、合同专用章、业务专用章等等印章。企业刻制印章应当到当地工商部门履行审批手续,并到经公安部门许可的具有刻制公章资格的刻章单位刻制。同时,国家对企业印章的大小、格式、字体等均作出了明文规定。

虽然国家在印章管理方面有较为详尽的规定,但是实际上还是有许多企业没有执行这些规定。有的企业出于特定的目的在使用公章方面比较宽松,更不用说业务章、合同章了。其中企业管理者主观上的确不知道法律规定是一方面,更多企业却是恶意违规。我国《刑法》有关伪造企、事业单位印章罪的规定,尚不能完全制约这种恶意行为。这给我们的经济生活带来了一定的隐患。

就目前而言,我们没有特别有效的办法识别相关企业印章的有效性。不排除有些企业,在他们自己需要时,他们可以加盖如真的印章;但在逃避责任时,你合同上加盖的印章就成了虚假的、无效的了。为确保交易安全,笔者建议在与贸易伙伴签署合同等法律文书时,可采用以下几种签署方式:

——法人代表签字。法人代表是企业的法定代表人。企业营业执照上记载的法人代表的签字(无须另行盖章)对该企业具有法定约束力(如对营业执照的真伪有疑问,可向相关工商部门查询)

——法人代表签字加企业印章。法人代表签字本身就独立地具有法律约束力,这种签署方法可以有效地证明企业印章的真实与有效性。在后续的贸易中即使欠缺法人代表签字,该印章的效力仍然不容质疑。

——企业高级管理人员签字加企业印章。所谓高管,依据《公司法》是指公司的经理、副经理、财务负责人,上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。当然,前述人员的签署行为应当与其职权相适应。

——经授权的人签字加企业印章。这里是否经过有效授权是关键。如无法识别的,可要求企业按照上述三种签署方式之一出具《确认书》或《授权委托书》。

在目前经济社会的诚信状况下,只有“人”、“章”结合才能保证签署行为的有效性,才能确保印章的效力。道理很简单,因为人的签字具有唯一性、不可复制性,而印章不具备这种属性。当然这里的“人”只能是特定的人。

别人印章的问题可以通过上述办法确保安全。自己企业的印章如何确保安全呢?——只有严格管理。

首先,应严格按照国家的印章管理规定刻制、保管和使用印章。印章的遗失、刻制、备案均须通过法定部门审批、备案,必要时应当公告并及时通知重要客户。同一用途严禁刻制多枚印章。

其次,实行印章专管制度,每枚印章必须由专人保管并加盖使用。印章专管员必须是企业在册职工,对企业忠诚并富有责任心,领用印章时签署《专管员保证书》。用章人、审批人与保管人严格分离。

第三,企业还应当制订详细具体的印章管理办法,用以规范用章行为、明确用章权限;专管员随印随记,要做到每次用印都有案可查;用印时,一般要求经办人同时在用印处署名,做到“人”、“章”结合。

第四,专管员不得随意变动。如遇特殊情况,外出用印要由专管员亲自跟随加盖。因事、病、休假离岗,应报经领导批准,但必须办理交接记录等手续。项目竣工,所有项目印章全部交回,逐一清点记录。

最后,企业要建立常规的与适时的用章检查制度,发现问题及时纠正。严肃责任追究制度,对于擅自刻制、使用公章的,及时移交司法机关追究刑事责任。切实防范有谁“动”了你的印章,给企业带来风险。

——摘自《建筑时报》

 

案例分析与解读:

通过上述案例的判决结果看,企业在经济活动中应加强对企业公章,授权委托书、法人代表印章的管理,避免出现上述案例中的行为,否则最终将会为管理不严付出惨痛的代价。

在我市工程建设项目招标投标活动中,也曾发现少数投标人盗刻公章、虚假印章和对印章管理不严、存在漏洞的现象,如2011年初在农业资源综合开发项目中,投标单位江苏华海公司和江苏鹏图公司均被发现私刻预算人员印章的行为而被查处,最终上述两家公司被暂停在我市招投标市场三个月的投标资格。

在招投标监管过程中,市招标办不断创新举措,强化管理,着力从源头杜绝盗刻公章、虚假印章等行为。首先,针对没有特别有效的办法识别相关企业印章和授权委托书的有效性的问题,在20107月出台了投标事务负责人制度,明确投标单位的委托人(投标事务负责人)的授权委托书必须经公证机构公证。按照公证机构的操作守则,公证机构在对类似文书公证时,必须要当事人到场当面签章的前提下方可办理,该方法与本文中提及的做法类似,提高了授权委托书的真实性和有效性,对违法挂靠等行为进行了遏制。其次,2011年,我市招标办实行的投标单位法定代表人面谈制,即对不特定的项目不特定的投标单位,约请投标单位的法定代表人就投标行为进行面谈。在面谈的过程中,我们发现有些投标单位在印章的管理确实也存在本文中所述的情况,通过面谈,各投标单位的法定代表人均表示加强印章管理在企业经营中的重要性。第三,在面对投标单位提供的企业人员社保证明五花八门、印章千奇百怪的现象,市招标办主动与市社会保险管理处联系,统一查询方法、证明格式及印章要求,并在《关于明确投标单位提交相关人员社会保险格式及查询办法的通知》(泰建招〔20112号)中予以明确,提高了投标单位在查询过程中的可操作性和评标专家对类似证明材料的可识别性。第四,在即将开通的招投标监管系统中,增加包企业的资质信息、人员的信息管理、企业公章印鉴的比对等,相关证书、公章、印鉴将以扫描件的方式进行保存。

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